Agendar "reuniões" futuras
Minha sugestão: Fazer uma pesquisa para ver os dias e os horário que as pessoas normalmente pode estar on-line.
Pode ser com uma enquete em que cada opção seja um horário, e as pessoas marcam todos os horários que normalmente poderão estar on-line.
ex.:" segunda de manhã; segunda de tarde; ...; Quarta de tarde; Quarta de noite; Quinta de madrugada; etc"
"segunda 15-16; segunda 16-17; segunda 17-18; etc."
Com isso as proximas reuniões(e outras coisas) poderão ser agendadas numa hora que vai ter quorum para fazer algo.